Sécurité informatique et télétravail : 5 bons gestes à adopter

Depuis quelques années maintenant le télétravail essaie de se frayer un chemin dans la vie des français et c’est d’autant plus vrai depuis le mois de mars 2020. Cependant, nombreuses sont les entreprises qui ont du mal à franchir le cap malgré les recommandations du gouvernement : les employeurs n’ont pas anticipé cette nouvelle phase de télétravail qui commence à s’inscrire dans la durée.

Plébiscité par de nombreux salariés, le télétravail est source de nombreux avantages :

- Performance et engagement du salarié
- Réduction du temps de trajets domicile/travail et diminution de l’empreinte carbone
- Meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle
- Réduction des coûts de structures (loyer, électricité, etc…)
- Diminution du stress lié aux horaires fixes

Pourtant, une mise en œuvre non maîtrisée du télétravail peut augmenter considérablement les failles de sécurité informatique pour les entreprises ou les organisations qui y recourent.

3 principaux risques en télétravail qu'il faut anticiper

1 – Accompagnement RH : gestion et anticipation

Avant toute chose, il advient d’ouvrir le dialogue avec ses collaborateurs afin de déterminer les règles du télétravail grâce à la mise en place d’entretiens individuels afin de détecter les aptitudes de chacun à pouvoir télétravailler. Il faut savoir maintenir le contact et la cohésion d’équipe à distance alors que les employés se retrouvent dans un cadre familial. Il existe donc des méthodes pour “booster” les équipes en interrogeant les collaborateurs grâce à un système d’échanges communs.

N’hésitez pas à mettre en place des phases tests si vous souhaitez faire durer le télétravail et l’instaurer dans votre quotidien professionnel.

2 – Conseil en management des équipes

Le facteur « distance » peut ajouter une complexité supplémentaire pour l’organisation des missions et la gestion des équipes. Il faudra donc structurer et organiser l’équipe en donnant une direction claire. Définir des objectifs quantifiables et mesurables permettra de booster votre équipe. Il en va de même pour les managers. Les briefings réguliers permettent de suivre l’avancé de ces objectifs : suivi hebdomadaire, « starts » quotidiens si besoin…

Motivation et implication sont les mots d’ordre en télétravail, le manager doit donc rester dans un état d’esprit positif et utiliser des moyens de communication adaptés.

3 – Outils collaboratifs et sécurisés

La qualité des outils mis en place pour faciliter la pratique et la sécurité du télétravail est déterminante pour le succès de cette nouvelle organisation de travail. En effet, les collaborateurs doivent pouvoir accéder à toutes leurs données de manière simple et sécurisée. Partage de fichiers, messagerie instantanée, visioconférence… Autant de solutions pour télétravailler dans des conditions optimales.

Les 5 bons gestes à adopter pour sécuriser le télétravail

1 – SENSIBILISER LES ÉQUIPES

Pour les dirigeants d’entreprises et les managers d’équipes, autoriser les salariés à travailler à distance n’est pas toujours facile et nécessite de nombreux ajustements. Votre rôle consiste à informer, rassurer et sensibiliser les équipes.

Avant toute chose, il advient de mettre en place un cadre spécifique et d’en informer les collaborateurs via des entretiens individuels afin de les informer et de les rassurer. En tant que dirigeant ou manager, vous avez un rôle pivot de sensibilisation et d’accompagnement dans la mise en place du télétravail et des bonnes pratiques en termes de sécurité informatique.

Si vous souhaitez pérenniser le télétravail au sein de votre entreprise, pensez à réaliser un avenant au contrat de travail, à la réversibilité.

2 – ÉQUIPER CHAQUE COLLABORATEUR

Les salariés doivent s’assurer d’être en possession de tous les documents et d’un accès à internet pour la réalisation de leur travail, l’entreprise doit non seulement leur rappeler les bonnes pratiques, mais leur fournir les bons outils, et cela passe également par le matériel informatique. Un téléphone portable et/ou un ordinateur professionnel permettent à vos collaborateurs de séparer l’utilisation personnelle de l’utilisation professionnelle afin d’assurer une meilleure sécurisation de l’accès aux données de votre entreprise.

3 – SÉCURISER L’ACCÈS AUX DONNÉES

- Afin d’éviter une intrusion dans le système informatique de l’entreprise, la mise en place d’une identification avec un accès unique permet aux télétravailleurs de s’authentifier et de se connecter en toute sécurité.

- Sensibilisez vos collaborateurs quant à leur connexion interne : se connecter à un réseau Wi-Fi sécurisé comme celui de sa Box personnelle en évitant les réseaux WIFI publics gratuits et non sécurisés qui représentent un grand risque pour la sécurité des données.

- Mettre à jour régulièrement les logiciels et autres antivirus, dissocier les messageries personnelles et professionnelles ou encore limiter l’utilisation de périphériques externes (disques durs ou clés USB) sont autant de mesures à rappeler à vos collaborateurs pour une meilleure sécurité des données.

- De plus, sensibilisez vos équipes quant à l’utilisation de mots de passe uniques et complexes permet d’éviter les risques de piratage et de vols de données. Un mot de passe complexe doit par exemple contenir un minimum de 8 caractères, une majuscule, un chiffre et un caractère spécial.

4 – FACILITER L’ACCÈS AUX DONNÉES

Pour la gestion du télétravail, les entreprises ont deux solutions : utiliser un VPN ou utiliser le cloud. En effet, le VPN (Virtual Private Network) permet d’accéder n’importe où aux données sensibles de l’entreprise, c’est-à -dire les données qui sont stockées en local sur le serveur, grâce à la création d’un tunnel crypté sécurisé. Le cloud, quant à lui, permet d’accéder aux données qui sont hébergées à distance.

Les plateformes Cloud se développent de plus en plus et permettent de partager les données de votre entreprise à tous vos collaborateurs tout en protégeant vos informations. Ces plateformes facilitent grandement le télétravail puisque le salarié peut accéder depuis n’importe quel endroit aux informations dont il a besoin.

Veillez à choisir un Cloud sécurisé où la confidentialité des données peut être garantie.

5 – RESTER EN CONTACT AVEC SES COLLÈGUES

Dans notre dernier sondage LinkedIn vous étiez 15% à associer le télétravail à l’isolement et à la solitude.

Pour rompre l’isolement et garder le lien avec ses collègues lorsque l’on télétravaille, il existe de nombreux outils qui permettent de faciliter les interactions et les échanges de données :

- Il est ainsi possible d’organiser des réunions à distance grâce aux visioconférences avec Microsoft Teams, Goto meeting ou encore kMeet.
- Egalement, plusieurs applications de chat permettent de créer des groupes d’échanges pour vos équipes avec : Slack ou encore Whatsapp.
- Pour vos fichiers lourds à transmettre, vous pouvez utiliser Swiss Transfert
- Pour finir, restez en contact avec l’envoi de SMS, les appels ou même les Face Time !

Nous vous conseillons de veiller à ne pas démultiplier les outils, d’en choisir quelques-uns et de vous y tenir. Pour un meilleur équilibre travail au bureau et télétravail, vous pouvez instaurer un roulement de présence dans l’entreprise avec un rythme alterné de type 3 jours en télétravail 2 jours au bureau.

PG Management vous accompagne pour la mise en place du télétravail auprès de vos équipes

Chaque entreprise est unique, tout comme l’est son système informatique. C’est pour cette raison que la sécurité informatique de votre entreprise peut s’avérer complexe et d’autant plus en télétravail.

Cette situation concerne 8 millions de personnes, plus ou moins préparées à travailler à leur domicile. Alors pour aborder cette période particulière et rester efficace, n’attendez-pas d’y être confronté de force et faites vous accompagner !

Et vous, pensez-vous que cette pratique tend à se généraliser et à devenir notre future forme de travail ?

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